Fahrtkosten und Dienstreisen — Was du absetzen kannst
Entfernungspauschale, Bahntickets, Übernachtungen — die wichtigsten Regeln für deine Reisekostenabrechnung.
Fahrtkosten gehören zu deinen Betriebsausgaben
Ob du mit dem Auto zur Baustelle fährst, mit der Bahn zu Kundenterminen reist oder Übernachtungskosten für Geschäftsreisen hast — viele dieser Kosten kannst du steuerlich absetzen. Das ist eine wichtige Möglichkeit, deine Steuerlast zu senken. Allerdings gibt es beim Thema Fahrtkosten und Dienstreisen einige Regeln zu beachten. Wir zeigen dir, welche Ausgaben du wirklich absetzen kannst und wie du dabei richtig vorgehen solltest.
Das Wichtigste im Überblick
- Entfernungspauschale: 0,30 pro Kilometer (ab 2024: 0,30 )
- Fahrtkosten mit dem eigenen Auto vollständig dokumentieren
- Übernachtungskosten bei Dienstreisen absetzen
- Verpflegungsmehraufwand während Geschäftsreisen
- Alle Belege sammeln und ordnen
Die Entfernungspauschale verstehen
Die Entfernungspauschale ist die einfachste Methode, deine Fahrtkosten abzusetzen. Du multiplizierst einfach die Entfernung zur Arbeit mit 0,30 Euro pro Kilometer. Das funktioniert sowohl für Fahrten mit dem eigenen Auto als auch mit Bahn oder Bus. Du brauchst keine Belege sammeln — die Pauschale ist eine pauschale Vergütung, die das Finanzamt automatisch anerkennt.
Wichtig: Die Entfernungspauschale gilt für die einfache Strecke. Wenn du also 15 Kilometer zur Arbeit fährst, sind das 15 Kilometer Entfernung, nicht 30 Kilometer (hin und zurück). Du rechnest also: 15 km 0,30 = 4,50 Euro pro Arbeitstag. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr sind das bereits 990 Euro, die du absetzen kannst — ganz ohne Belege.
Dienstreisen und Übernachtungskosten
Bei längeren Dienstreisen brauchst du nicht nur die Fahrtkosten absetzen — auch Übernachtungen und Verpflegung sind steuerlich relevant. Wenn du eine Nacht in einem Hotel übernachten musst, weil dein Kundentermin zu weit weg ist, kannst du die kompletten Hotelkosten als Betriebsausgabe absetzen. Das gilt auch für Mahlzeiten, die du während dieser Reise zu dir nimmst.
Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es sogar eine weitere Pauschale: Wenn du mindestens 8 Stunden unterwegs bist, kannst du 12 Euro pro Tag ansetzen. Bei mehrtägigen Reisen (mindestens 24 Stunden) sind es sogar 24 Euro pro Tag. Das ist praktisch, weil du auch hier keine Rechnungen sammeln musst — es reicht, deine Reisezeiten zu dokumentieren.
Fahrtkosten mit dem eigenen Auto richtig dokumentieren
Wenn du mit dem eigenen Auto zur Arbeit fährst, hast du zwei Optionen: die Entfernungspauschale oder die tatsächliche Kostenrechnung. Die Entfernungspauschale ist meist einfacher. Aber wenn du ein teures Auto hast oder viele Kilometer fährst, kann die echte Kostenrechnung interessant sein. Dafür brauchst du aber sorgfältige Dokumentation.
Die wichtigsten Ausgaben sind hier: Benzin oder Diesel, Versicherung, Wartung und Reparaturen, Abschreibung und TÜV. Du brauchst ein Fahrtenbuch oder zumindest eine Übersicht deiner tatsächlichen Kosten. Achte darauf, dass du alle Quittungen sammelst — besonders für Reparaturen und Wartung. Diese müssen eindeutig zuordbar sein. Das heißt: Datum, Leistung und Betrag sollten klar dokumentiert sein.
Belege sammeln und organisieren
Das A und O bei der Abrechnung von Fahrtkosten ist eine ordentliche Dokumentation. Das Finanzamt möchte sehen, dass du deine Ausgaben nachweisen kannst. Das bedeutet: Behalte alle Belege auf — von der Bahnfahrkarte über die Hotelrechnung bis zur Autowerkstatt-Quittung.
Eine praktische Methode: Erstelle eine Tabelle mit Datum, Reiseziel, Zweck der Reise, Entfernung und Kosten. Diese Übersicht hilft dir später bei der Steuererklärung und gibt dir einen schnellen Überblick über deine Ausgaben. Digitale Tools machen das heute sehr einfach — du kannst Belege mit dem Smartphone fotografieren und direkt sortieren. Aber auch ein einfaches Notizbuch mit geklebten Quittungen funktioniert. Wichtig ist nur: Alles hat seinen Platz und ist nachvollziehbar dokumentiert.
Dein Aktionsplan für Fahrtkosten
Fahrtkosten und Dienstreisen richtig abzusetzen ist nicht kompliziert — wenn du die Grundregeln kennst. Beginne damit, die Entfernung zu deinem Arbeitsplatz zu messen. Mit 0,30 Euro pro Kilometer kannst du dann schnell ausrechnen, wie viel du jährlich sparen kannst. Für Dienstreisen dokumentierst du einfach deine Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegung. Mit einer ordentlichen Belegsammlung bist du auf der sicheren Seite.
Das Wichtigste: Fange jetzt an zu dokumentieren. Je früher du deine Belege sammelst und ordnest, desto leichter wird es später bei der Steuererklärung. Und denk dran — die Entfernungspauschale gibt es nur für den Arbeitsweg. Dienstreisen und besondere Geschäftsfahrten haben ihre eigenen Regeln. Mit dem richtigen System sparst du dir Steuern und Zeit.
Checkliste für deine Fahrtkosten
- Entfernung zum Arbeitsplatz messen
- Tägliche Fahrtkosten mit 0,30 km berechnen
- Alle Dienstreisen dokumentieren
- Belege für Übernachtungen und Verpflegung sammeln
- Fahrtenbuch oder Kostenübersicht führen
- Alles ordnen und archivieren
Hinweis zur Informationspflicht
Die Informationen in diesem Artikel dienen zu Bildungszwecken und bieten einen Überblick über die gängigen Regeln zu Fahrtkosten und Dienstreisen. Die genauen Regelungen können je nach persönlicher Situation, Bundesland und Änderungen der Steuervorgaben unterschiedlich sein. Für eine individuelle Beratung zu deinen spezifischen Fahrtkosten und Betriebsausgaben empfehlen wir, einen Steuerberater oder Buchhalter zu konsultieren. Dieser kann deine konkrete Situation beurteilen und dir personalisierte Empfehlungen geben.